La numérisation des factures est une pratique qui consiste à transformer les factures papier en fichiers électroniques, afin de les conserver, de les transmettre ou de les traiter plus facilement. Cette démarche présente de nombreux avantages. Toutefois, pour que la numérisation des factures soit valide sur le plan fiscal et juridique, il faut respecter certaines conditions et procédures. Dans cet article, nous vous expliquons comment numériser vos factures étape par étape.
Choisir le mode de numérisation
Le choix de la bonne méthode pour numériser les factures dépend de vos besoins, de votre budget et du nombre de factures à traiter. Si vous optez pour la numérisation interne, cela signifie que vous comptez sur votre propre équipement comme un scanner, un logiciel et un serveur. Bien que cette approche vous donne plus de contrôle, elle nécessite un investissement initial et une maintenance continue.
D’un autre côté, en choisissant la numérisation externe, vous faites appel à un prestataire spécialisé pour gérer tout le processus. Cela offre la simplicité d’un service tout compris. Toutefois, cette option peut entraîner des coûts réguliers et vous rendre dépendant du prestataire. Dans les deux cas, il est primordial de veiller à ce que la numérisation soit conforme aux normes légales et aux exigences de sécurité.
Numériser les factures
Il est crucial de reproduire les factures exactement comme elles sont, sans changer ni leur contenu ni leur forme. Si des couleurs sur la facture ont une signification, comme des annotations ou des tampons, elles doivent être fidèlement reproduites.
En ce qui concerne le format, il est recommandé d’utiliser le PDF ou le PDF A/3 ISO 19005-3. Ces formats assurent que les fichiers restent lisibles et intacts sur le long terme. La sécurité lors de la numérisation est également essentielle. Il faut mettre en place des mesures pour confirmer l’origine et vérifier l’intégrité du fichier numérisé. Cela peut être réalisé avec :
- un cachet serveur ;
- une signature électronique ;
- une empreinte numérique ;
- ou toute autre mesure similaire.
De plus, il est important que chaque facture électronique soit datée précisément, que ce soit par les moyens de l’entreprise elle-même ou du prestataire qui effectue la numérisation.
Conserver les factures numériques
La conservation des factures numériques est une étape essentielle qui nécessite un soin méticuleux. Ces documents doivent être stockés sur des supports informatiques à la fois fiables et durables. Ces supports garantissent que les fichiers sont toujours accessibles et peuvent être restitués sans altération.
En termes de durée, il est impératif de conserver ces factures pendant au moins six ans à partir de leur date d’émission ou de réception. La confidentialité est un autre aspect à ne pas négliger. Les factures numériques doivent être gardées en toute sécurité, en respectant le secret professionnel et les régulations liées à la protection des données personnelles.
De plus, pour une gestion efficace, il est conseillé d’adopter un système d’archivage électronique. Cela permet d’organiser, d’indexer et de retrouver les factures avec facilité et rapidité.
Détruire les factures papier
Après avoir numérisé vos factures papier, l’étape suivante est leur destruction. Il est recommandé de le faire rapidement après la numérisation, à moins que certaines factures n’aient une importance spécifique, comme une valeur juridique ou historique.
La destruction doit se faire dans des conditions assurant à la fois la confidentialité des informations et l’efficacité du processus pour garantir qu’elles ne puissent pas être récupérées. Toutefois, avant de procéder, il est essentiel de vérifier s’il existe des obligations légales ou contractuelles qui vous obligeraient à conserver les versions papier de certaines factures.
