Nous vous montrons comment définir le pied de page dans Outlook

Dans le monde des affaires, la correspondance électronique professionnelle est un élément clé pour construire l’image d’une entreprise et maintenir une communication efficace, tant interne qu’externe. Pour cette raison, le pied de page des messages devient un élément indissociable du courrier électronique professionnel. Comment le changer dans Outlook ? Nous sommes en train de vérifier.

Comment changer le pied de page dans Outlook ?

Pour les nouveaux collaborateurs en entreprise, la connaissance des règles concernant la correspondance électronique fait partie intégrante de l’onboarding. Le pied de page des e-mails est d’une grande importance dans la construction d’une image professionnelle. C'est une sorte de résumé de l'article et de la carte de visite de l'expéditeur. Il peut contenir non seulement des coordonnées, mais également des informations sur l'entreprise, un logo, des liens vers les réseaux sociaux et des citations de motivation.

Un pied de page précieux facilite non seulement le contact avec l’expéditeur, mais peut également accroître la crédibilité et la confiance aux yeux des destinataires. Par conséquent, dans l'article d'aujourd'hui, nous nous concentrerons sur le processus de définition et de personnalisation du pied de page dans l'un des programmes de messagerie les plus populaires – Microsoft Outlook. Que vous débutiez votre carrière en entreprise ou que vous souhaitiez améliorer la qualité de votre correspondance électronique, les conseils abordés vous aideront à créer une meilleure « carte de visite virtuelle ».

Comprendre l'importance d'un pied de page d'e-mail

Dans la correspondance commerciale, notamment dans un environnement d'entreprise, le pied de page des e-mails joue un rôle clé. Il s'agit d'un endroit où vous pouvez mettre les coordonnées, les détails de l'entreprise et d'autres données importantes qui facilitent la communication avec l'expéditeur.

Comprendre l'importance d'un pied de page de courrier électronique est important pour les nouveaux employés d'une entreprise, car il constitue la base de la communication professionnelle. Un pied de page correctement défini et ajusté peut influencer de manière significative la réception des messages et l’établissement de relations internes et externes. Par conséquent, cela vaut la peine de consacrer du temps à apprendre les règles de création d'un pied de page professionnel, dont nous parlerons plus loin dans l'article.

Procédure de définition d'un pied de page dans Outlook

Le processus de définition d'un pied de page dans Microsoft Outlook est relativement simple et intuitif. Voici quelques étapes à suivre pour ajouter un pied de page à vos e-mails.

1. Ouverture d'Outlook – on commence par lancer Outlook sur notre ordinateur. Après vous être connecté à votre compte, vous accédez à l'écran principal du programme.
2. Saisie des paramètres – puis cliquez sur l'onglet « Fichier » situé dans le coin supérieur gauche de la fenêtre du programme. Dans le menu déroulant, sélectionnez la section « Options », qui vous mènera au panneau de gestion des paramètres Outlook.
3. Sélection de l'onglet « Mail » – dans le panneau d'options d'Outlook, allez dans l'onglet « Mail », où se trouvent les paramètres de notre boîte aux lettres et de nos messages électroniques.
4. Options de pied de page – dans la zone « Boîtes aux lettres » ou « Rédiger des messages », vous trouverez des options concernant le pied de page du message. Il s'agit généralement d'un champ de texte dans lequel nous pouvons saisir du contenu.
5. Ajout de contenu – nous pouvons maintenant ajouter du contenu à notre pied de page. Il peut s'agir de notre nom et prénom, de notre fonction dans l'entreprise, de nos coordonnées, du logo de l'entreprise, de liens vers les réseaux sociaux, etc.
6. Personnalisation – Outlook vous permet également de personnaliser le pied de page en modifiant la police, la couleur du texte ou en ajoutant des images. Il vaut la peine d'expérimenter différentes options pour ajuster le pied de page à vos préférences individuelles et aux directives de l'entreprise.

Après avoir terminé ces étapes, le pied de page sera ajouté à tous les nouveaux e-mails que nous envoyons depuis Outlook.

Personnalisez le pied de page de votre e-mail

En fonction de vos besoins et préférences, de nombreux éléments peuvent être inclus dans le pied de page pour mieux refléter les spécificités de l'entreprise et le style individuel de l'expéditeur.

1. Détails du contact – l'élément de base du pied de page sont les données de contact, telles que le nom et le prénom, la fonction dans l'entreprise, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail. Fournir un accès facile à ces informations rend la communication plus efficace et plus pratique pour les destinataires.
2. Logo d'entreprise – ajouter un logo d’entreprise en pied de page est un excellent moyen de renforcer l’image de marque et de construire sa reconnaissance. Le logo doit être placé de manière esthétique qui ne perturbe pas la lisibilité du message.
3. Liens vers les réseaux sociaux – à l’ère des médias sociaux, il vaut également la peine de placer dans le pied de page des liens vers des profils d’entreprise sur différentes plateformes. Grâce à cela, les destinataires peuvent accéder rapidement aux sites Web ou aux comptes de réseaux sociaux de l'entreprise et en savoir plus.
4. Informations Complémentaires – le pied de page peut également contenir des informations complémentaires, telles que l'adresse du siège social de l'entreprise, un lien vers le site Internet, des informations sur les horaires de travail ou encore un court slogan ou une citation de motivation.