Même si tout le monde ne travaille pas à distance, les outils évoqués aujourd’hui deviennent un élément incontournable du travail quotidien des équipes. Le marché propose de plus en plus de solutions destinées à améliorer et faciliter la coopération à distance. Ci-dessous, nous examinerons une variété d’outils permettant une communication efficace, la gestion de projet, la collaboration sur des documents et l’organisation de réunions en ligne. Si vous commencez tout juste à rassembler vos essentiels numériques, les plateformes suivantes peuvent s’avérer utiles.
Communication en temps réel
La communication joue un rôle clé dans un travail d’équipe efficace. Nous connaissons tous des applications populaires telles que Skype, WhatsApp et Messenger. Cependant, vous pouvez utiliser des solutions qui vous permettront de mieux séparer votre vie privée du travail. Les plateformes suivantes ont été créées précisément pour améliorer la communication au sein des équipes. Grâce à eux, les membres de l’équipe peuvent échanger des informations, discuter de projets et résoudre des problèmes rapidement et efficacement, quel que soit leur emplacement.
Équipes Microsoft
L’un des outils les plus populaires pour la communication en temps réel est Microsoft Teams. Cette plateforme offre un large éventail de fonctionnalités qui permettent une collaboration efficace. Grâce à la possibilité de démarrer un chat ou une vidéoconférence, les membres de l’équipe peuvent communiquer librement entre eux, échanger des idées et discuter des détails du projet. De plus, l’intégration avec Microsoft 365 vous permet de partager et de gérer facilement des documents en un seul endroit.
Mou
Slack est un autre outil populaire pour la communication en temps réel. Elle se caractérise par l’organisation de la communication par canaux, ce qui permet d’organiser les conversations selon des sujets ou des projets. L’échange rapide de fichiers et d’informations, l’intégration avec diverses applications et la possibilité d’afficher rapidement l’historique des conversations font de Slack le choix de nombreuses équipes travaillant à distance.
Gestion de projet
Une gestion de projet efficace est un élément clé du fonctionnement efficace des entreprises. Dans le cadre du travail à distance, où chaque membre de l’équipe peut se trouver dans un endroit différent du monde, il est encore plus important de disposer d’outils permettant un suivi transparent de l’avancement du travail et une coordination efficace des tâches.
Trello
Trello est l’un des outils de gestion de projet les plus populaires qui fonctionne également bien en travail à distance. Son interface simple mais exceptionnellement fonctionnelle basée sur le concept de cartes, de listes et de tableaux vous permet d’organiser les tâches de manière rapide et intuitive et de suivre leur progression. Grâce à la possibilité de collaborer en temps réel, les membres de l’équipe peuvent facilement partager des idées, attribuer des tâches et suivre leur mise en œuvre.
Asanas
Asana est un autre outil de gestion de projet populaire. Cette plateforme vous permet non seulement de suivre l’avancement des travaux, mais également d’organiser efficacement les tâches et le calendrier du projet. Grâce à des fonctionnalités telles que l’attribution de tâches, la définition de délais et le suivi des progrès, les membres de l’équipe peuvent collaborer efficacement sur un projet, quel que soit leur emplacement.
Travailler ensemble sur des documents
La collaboration sur des documents joue souvent un rôle clé dans le travail d’équipe. Le partage et l’écrasement de fichiers sont une relique du passé. Grâce au cloud, les membres de l’équipe peuvent éditer, commenter et partager des documents ensemble en temps réel, ce qui rationalise considérablement les processus et élimine le besoin d’envoyer des fichiers en pièces jointes.
Espace de travail Google
Google Workspace, anciennement connu sous le nom de G Suite, est l’une des suites d’outils les plus populaires pour collaborer sur des documents en ligne. Avec des applications telles que Docs, Spreadsheets et Présentations, les membres de l’équipe peuvent créer, modifier et partager des fichiers ensemble en temps réel. De plus, des outils intégrés pour commenter et suivre les modifications permettent une collaboration efficace et garantissent la cohérence des documents.
Microsoft 365
Un autre outil populaire pour collaborer sur des documents est Microsoft 365, anciennement connu sous le nom d’Office 365. Ce package offre un accès à des applications bureautiques telles que Word, Excel ou PowerPoint dans une version en ligne, ce qui permet l’édition et le partage collaboratifs de documents depuis n’importe où dans le monde. De plus, l’intégration avec les services cloud Microsoft OneDrive vous permet de stocker et de partager en toute sécurité des fichiers d’équipe.
Visioconférence et réunions à distance
Les outils de vidéoconférence offrent la possibilité d’organiser des réunions en ligne efficaces pour discuter de projets, résoudre des problèmes et établir des relations d’équipe. Ces solutions sont également idéales pour les cours ou les conférences.
Zoom
Zoom est l’un des outils de visioconférence les plus populaires qui offre un certain nombre de fonctionnalités permettant une communication en ligne fluide. Grâce à une interface simple et une utilisation facile, les membres de l’équipe peuvent rapidement planifier et rejoindre des réunions en ligne, quel que soit leur emplacement. De plus, les fonctionnalités de partage d’écran, l’enregistrement des réunions et la possibilité d’intégration avec d’autres outils de collaboration font de Zoom un choix populaire pour de nombreuses entreprises travaillant à distance.
Équipes Microsoft
Microsoft Teams, en plus des fonctions de communication en temps réel, propose également des outils pour organiser des vidéoconférences. Grâce à la possibilité d’organiser des réunions avec de nombreuses personnes, sur fond virtuel, où les membres de l’équipe peuvent mener des réunions professionnelles en ligne. De plus, l’intégration avec d’autres applications de la suite Microsoft 365 fait de Microsoft Teams un outil complet de communication et de collaboration en ligne au sein de cet écosystème.
Gestion de la sécurité et des accès
Dans un environnement de travail en ligne, la sécurité des données et le contrôle d’accès sont extrêmement importants. Par conséquent, les outils offrant des fonctions liées à la sécurité des accès aux données constituent un élément clé de l’infrastructure technologique de toute organisation travaillant à distance.
Dernier passage
LastPass est un outil de stockage de mots de passe sécurisé qui vous permet de gérer l’accès à vos comptes et applications en ligne. Avec LastPass, les membres de l’équipe peuvent stocker et partager en toute sécurité les mots de passe de différents comptes tout en se protégeant contre les accès non autorisés. De plus, des fonctions telles que : générer des mots de passe forts vous permet d’augmenter le niveau de sécurité des données.
Okta
Okta est une plateforme de gestion des identités et des accès qui vous permet de gérer de manière centralisée les comptes d’utilisateurs et leurs autorisations. Grâce à la connexion SSO à diverses applications et à l’intégration avec les systèmes de surveillance de l’activité des utilisateurs, Okta offre une protection efficace contre les accès non autorisés et facilite la gestion de la sécurité dans l’environnement de travail en ligne.
Tableaux multimédia virtuels
Dessiner ensemble et utiliser des tableaux blancs multimédias virtuels devient de plus en plus populaire dans le travail à distance. De tels outils permettent aux équipes de visualiser des idées de manière créative, de créer des diagrammes, des cartes mentales ou de résoudre des problèmes ensemble.
Mira
Miro est l’un des principaux outils de dessin collaboratif et de création de tableaux blancs multimédias virtuels. Il vous permet de créer des diagrammes, des cartes mentales, des cartes, ainsi que d’ajouter des notes, des fichiers et d’autres éléments multimédias. Les équipes peuvent travailler sur le projet en temps réel en déplaçant, ajoutant et modifiant ensemble des éléments du tableau, ce qui encourage un flux de travail créatif.
Tableau blanc Microsoft
Microsoft Whiteboard est un autre outil qui vous permet de créer des tableaux blancs multimédia virtuels, cette fois au sein de l’écosystème Microsoft. Il s’intègre aux applications Microsoft 365, facilitant le partage et la collaboration sur des documents. Des fonctionnalités telles que dessiner, ajouter des notes et communiquer des idées en temps réel font de Microsoft Whiteboard un outil utile pour les équipes travaillant à distance.
Gestion du temps et comptage des heures de travail
Une gestion efficace du temps et un contrôle des heures de travail sont un élément clé du succès, tant pour les employés individuels que pour les équipes entières. Les outils ci-dessous faciliteront également la tarification des projets sur la base de règlements horaires.
Basculer
Toggl est un outil de suivi du temps qui permet aux employés et aux équipes de surveiller avec précision le temps passé sur des tâches spécifiques. Grâce à une interface simple et des fonctions intuitives, les utilisateurs peuvent facilement suivre les heures de travail, ajouter des notes et générer des rapports.
Clockify
Clockify est un autre outil de suivi des heures qui offre un large éventail de fonctionnalités de gestion du temps. Il vous permet de suivre le temps de travail à l’aide d’un simple minuteur, de créer des rapports sur les heures travaillées et de gérer des projets et des tâches d’équipe. De plus, Clockify s’intègre à de nombreux outils de gestion de projet populaires, ce qui facilite le suivi du temps de travail dans le contexte de tâches spécifiques. La variante de base de la plateforme est disponible gratuitement.
