Ces dernières années, le travail à distance est devenu partie intégrante de la vie professionnelle de nombreuses personnes. La pandémie de COVID-19 a accéléré cette tendance, obligeant les entreprises à s’adapter rapidement à la nouvelle réalité. De nos jours, le travail à distance n’est plus seulement une solution temporaire, mais est devenu la norme dans de nombreux secteurs. C’est pourquoi il devient de plus en plus important de comprendre quels sont les droits et obligations des employeurs et des employés dans ce contexte.
Depuis le 17 mai 2023, une nouvelle réglementation sur le travail à distance est entrée en vigueur, introduisant un certain nombre d'exigences liées à la sécurité et à l'ergonomie de fonctionnement dans de telles conditions. La réglementation vise à garantir que tous les lieux de travail, tant au bureau qu'à la maison, sont adaptés de manière appropriée aux besoins des salariés. Cependant, la nouvelle réglementation suscite de nombreuses émotions, notamment chez les personnes travaillant selon le modèle du « home office », car son introduction est associée à de nombreux défis et questions concernant la responsabilité dans la préparation du poste.
Dans cet article, nous discuterons de ce qui peut et doit être exigé de l'employeur pour rendre le travail à distance non seulement efficace, mais également confortable et sûr.
Les nouvelles réglementations et leurs interprétations
De nouvelles réglementations sur la santé et la sécurité au travail et sur l'ergonomie des lieux de travail sont entrées en vigueur le 17 mai 2023, obligeant les employeurs à adapter tous les lieux de travail équipés d'écrans à des normes spécifiques. Cela s’applique aussi bien aux employés stationnaires qu’à ceux travaillant à distance et de manière hybride. Les employeurs devaient équiper les postes de travail d'équipements appropriés, tels que des moniteurs fixes ou des supports pour ordinateurs portables, afin de garantir que l'écran puisse être positionné à la hauteur des yeux de l'utilisateur. De plus, les employés devraient disposer de claviers et de souris séparés pour les ordinateurs portables afin d'améliorer l'ergonomie et de prévenir les problèmes de santé.
Doutes et problèmes
Malgré une réglementation claire, la nouvelle réglementation suscite de nombreux doutes dans le contexte du travail à distance. Dans le cas des salariés stationnaires, l'adaptation des postes de travail est relativement simple : l'employeur effectue un audit (dans de nombreux cas, il s'agira simplement d'un simple coup d'œil sur les bureaux situés dans une pièce 😅) dans le bureau et apporte les éventuelles corrections. Toutefois, pour les travailleurs à distance et hybrides, la situation est plus compliquée. Des questions se posent, si un employé hybride devrait emporter une partie de l'équipement du bureau à la maison tout en travaillant à distance et que se passe-t-il si cela n'est pas possible.
Responsabilité de l'adaptation du lieu de travail
La question de la responsabilité dans la préparation d’un poste de travail à distance est l’un des principaux points de discorde. Si un salarié a adapté son poste de travail de manière autonome, des questions se posent : si l'employeur doit lui verser une indemnité pour les frais engagés. Les discussions sur ce sujet sont animées et l'absence de directives claires de la part du ministère de la Famille, du Travail et de la Politique sociale et de l'Inspection nationale du travail donne lieu à des interprétations différentes de la nouvelle réglementation.
La solution parfaite – mais est-ce possible ?
Pour éviter les ambiguïtés et les conflits potentiels, il est utile que les employeurs et les employés trouvent ensemble des solutions pratiques. Par exemple, il est possible d’établir qu’un employé hybride disposera de deux équipements : un au bureau et un à la maison. Alternativement, l’employeur peut décider de verser l’équivalent aux salariés qui ont eux-mêmes investi dans un équipement approprié. La clé ici est de communiquer ouvertement vos besoins et vos attentes et de rechercher des compromis. Et qu’en sera-t-il en réalité ? Eh bien, les soi-disant employés Nous ne pouvons que regretter la famille « Januszex »… (même si peu de gens là-bas peuvent compter sur le travail à distance – celui-ci, M. Areczek, est uniquement destiné à la direction 🥲).
Accompagnement des salariés
Les employeurs devraient également fournir à leurs employés un soutien technique et substantiel pour les aider à s'adapter à la nouvelle réglementation. La mise à disposition d'un helpdesk informatique, des formations régulières en ergonomie et des conseils pour aménager un poste de travail à distance ne sont que quelques-unes des activités qui peuvent contribuer à améliorer les conditions de travail à domicile. Les employés doivent être conscients de leurs droits et opportunités offerts par la nouvelle réglementation et s'efforcer activement de les mettre en œuvre.
Équilibre entre exigences et réalités
Il est également important que la nouvelle réglementation soit appliquée de manière réaliste et adaptée à la spécificité du travail à distance. Les employeurs doivent tenir compte des besoins et des capacités individuels de leurs salariés, ainsi que de la spécificité des tâches accomplies. L’introduction d’exigences trop restrictives (ou d’une approche trop souple) peut conduire à une flexibilité limitée du travail à distance et à une diminution de son efficacité.
Sur quoi vaut-il la peine de se mettre d’accord en matière de travail à distance ?
L'employeur doit définir précisément les tâches et les objectifs à atteindre. Des réunions régulières et des séances de feedback aident à maintenir le travail sur la bonne voie. La flexibilité est également essentielle lorsque l'on travaille à distance, car c'est le principal avantage du modèle « home office ». Les employés devraient pouvoir adapter leurs horaires de travail à leurs besoins individuels, permettant ainsi un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il vaut la peine d'introduire des pauses et des temps de repos réguliers afin que les employés puissent maintenir une efficacité élevée et une bonne santé mentale.
Communication et coopération
Les réunions d'équipe régulières, telles que les vidéoconférences hebdomadaires et les réunions de projet, sont essentielles au maintien de la cohésion d'équipe et d'une collaboration efficace lorsque les employés sont au « bureau à domicile ». L'employeur doit clairement définir les outils de communication privilégiés et les règles concernant la disponibilité et la réponse aux messages, ce qui évitera les malentendus et assurera une circulation fluide de l'information. Les initiatives favorisant l’intégration des équipes sont également importantes, avec un accent particulier sur celles de la vie réelle. Ils contribuent à nouer des relations et à améliorer l’ambiance de travail, ce qui est extrêmement important pour le moral et l’engagement des collaborateurs travaillant à distance.
