Le vol de temps ne se résume pas à une simple mauvaise utilisation physique, car il reste un participant silencieux à l’incompétence des lieux de travail. Le vol de temps implique une situation dans laquelle les employés ne travaillent pas et ne sont pas payés en prétendant qu’ils font leur travail. C’est un tueur discret à identifier.

Les employés peuvent se détourner de leurs tâches ou même des heures qu’ils n’ont pas couvertes, ce qui entraîne un gaspillage de ressources et donc une réduction de la production. Il peut être difficile de détecter et de traiter de tels cas. La connaissance des particularités liées au vol de temps est essentielle. Cela comprend un certain nombre d’aspects – des pointages non autorisés aux pauses trop longues et aux distractions numériques. Il est donc important de détecter ces cas, d’y remédier et d’éviter qu’ils ne se reproduisent sans pour autant victimiser inutilement les salariés.

Lutter contre le vol de temps nécessite une stratégie complexe qui s’articule autour de la technologie, de l’application des politiques et du développement d’une culture basée sur un environnement de travail positif. En promouvant la transparence, en adoptant des directives strictes et en s’attaquant aux problèmes fondamentaux, les entreprises sont en mesure de limiter l’influence négative du vol de temps sur leur activité. Discutons-en en détail.

Qu’est-ce que le vol de temps ?

Le vol par les employés peut aller d’une fausse remise à la famille et aux amis alors qu’ils effectuent des achats ou retirent quelques articles de bureau de l’inventaire. Le vol de temps est un type de vol que vous ne pouvez pas inclure dans vos calculs. Il arrive que des salariés soient absents alors qu’ils sont censés être présents ou fassent moins pendant leur présence.

Aussi frauduleux que puisse être le vol de temps, il est très difficile à démontrer. Selon la FLSA (Fair Labor Standard Act), vous ne pouvez pas retenir le salaire (également appelé vol de salaire) des employés. Si vous répondez à la demande de retenue sur salaire d’un employé par un vol de temps, cela sera considéré comme une mesure de représailles. Plutôt que de porter plainte contre vos employés, cela vaut la peine d’investir dans la prévention du vol de temps.

Comment les employés commettent-ils du vol de temps ?

Il convient de noter que le vol de temps des employés se produit généralement par manque de motivation ou par accident.

1. Disparaître au travail

Pour les environnements de travail comportant des chantiers extérieurs tels que des cours, des zones de loisirs ou même de grands bureaux, les employés peuvent disparaître sans en informer leurs superviseurs. Cela pourrait nuire à l’efficacité opérationnelle. Si vous soupçonnez certaines de ces personnes de voler du temps, il est possible de les garder proches et de mesurer leur productivité.

Le travail à distance est un aspect qui a explosé depuis la pandémie. Il existe de nombreuses distractions associées au travail à distance, comme faire des courses ou effectuer des tâches ménagères. Pour aider à contrôler cela, vous pouvez effectuer des vidéoconférences d’enregistrement impromptues pour vérifier qu’ils sont bien à leur poste de travail.

2. Pointage d’entrée et de sortie non autorisé

« Les coups de poing entre amis peuvent sembler inoffensifs, mais ils érodent les fondements de la responsabilité et de l’honnêteté sur le lieu de travail. Il ne s’agit pas seulement d’un vol de temps ; mais un abus de confiance et d’intégrité.

Une citation d’OpenTimeClock.com.

Pour tromper le système de présence en leur absence, les employés peuvent utiliser le « coup de poing » où leurs collègues pointent pour le compte d’un employé. Selon l’American Payroll Association, plus de 75 % des entreprises perdent de l’argent à cause des coups de poing. Utilisez des logiciels dotés de fonctions d’horloge, qui permettent également aux demandes de temps d’arrêt et aux heures manquées de motiver les employés à saisir honnêtement leurs heures de travail. La reconnaissance faciale est également incluse dans certaines applications pour éviter la fraude temporelle.

3. Dormir au travail

Dormir pendant le travail peut entraîner une perte de productivité et créer des conditions de travail dangereuses, ce qui augmente le risque d’accident. Néanmoins, cela se produit généralement en raison d’une charge de travail écrasante. Selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis, un travailleur à temps plein a des séances de travail qui dépassent 40 heures par semaine et considère le temps de travail quotidien moyen comme un séjour prolongé estimé en fonction de conditions supplémentaires telles que d’autres engagements hors de sa portée comme la famille ou la société. importe. La situation risque d’être aggravée par les heures de travail de nuit, les heures supplémentaires et les longues journées de travail. Pensez à parler à ces employés individuellement pour discuter des solutions possibles.

4. Arrondir le temps

De nombreuses applications logicielles de gestion du temps et des présences arrondissent également automatiquement toutes les heures enregistrées aux 15 minutes les plus proches (ou par incréments de 3 minutes dans certains cas). Ainsi, les employés peuvent prendre du temps avant de pointer à la sortie pour arrondir leur temps. Le Département américain du Travail autorise des ajustements d’arrondi pour contrecarrer les pratiques déloyales basées sur des feuilles de temps déformées. Cependant, il doit s’agir d’un ajustement intermédiaire ou honnête vers l’augmentation la plus proche et non d’une chose entièrement en faveur de l’employeur.

Un groupe de personnes assises autour d’une table et regardant un ordinateur portable.

5. Travailler sur les distractions informatiques et utiliser les téléphones portables

Le travail des employés nécessite souvent de travailler sur un ordinateur portable ou de bureau, mais les employés peuvent sortir de leur utilisation autorisée en :

  • En train de lire l’actualité.
  • Achats en ligne.
  • Faire défiler les réseaux sociaux.
  • Gérer des affaires personnelles, comme payer les factures.

Une restriction à l’échelle de l’organisation peut être appliquée aux pages Web externes afin de réduire l’utilisation abusive de l’ordinateur. Internet et les téléphones portables sont d’importantes sources de distraction. Si un employé est trop occupé avec le téléphone, cela signifie qu’il y a une baisse de productivité. Les employés sont également distraits par les longs appels téléphoniques, les jeux sur leur téléphone et les sites de réseaux sociaux à partir desquels ils envoient beaucoup de SMS. Cela est particulièrement évident dans les situations où les travailleurs travaillent de manière indépendante ou sans surveillance étroite de la direction, par exemple dans les petits points de vente comme les supérettes et les stations-service.

6. Pauses déjeuner prolongées, pauses fumées excessives et plus encore

Pendant les pauses déjeuner, les salariés disposent normalement de 30 minutes ou 1 heure, et parfois ces délais peuvent aller bien au-delà de la période de pause habituelle. Néanmoins, s’il s’agit d’une infraction récurrente, une action peut affecter la productivité de plusieurs manières, par exemple ne pas assister à des réunions ou ne pas soumettre des projets à temps. Les réglementations sur les pauses des employés doivent être réexaminées afin que suffisamment de temps soit accordé pour les pauses. Incluez des heures de déjeuner prolongées ou des horaires flexibles afin de réduire les problèmes d’efficacité de l’effet total.

De nombreux employeurs n’hésitent pas à prendre des pauses pour fumer et prévoient même des zones fumeurs sur le lieu de travail. Cependant, il convient de noter que si les employés passent une partie importante de leur temps de travail à prendre des pauses déjeuner plus longues pour fumer ou vapoter et reviennent trop tard de la période de pause, cela contribue beaucoup plus au vol de temps. Une politique d’entreprise devrait être mise en place indiquant quand les pauses cigarette sont gratuites et programmées.

Conséquences négatives pour votre entreprise

L’un des problèmes les plus flagrants causés par le vol de temps est la réduction de la productivité. Cependant, cela a le pouvoir d’influencer la culture de votre entreprise en créant un effet domino sur les autres qui y consacrent leur temps, ce qui pourrait être perçu comme une démotivation. Cela peut être très démoralisant pour toutes les personnes impliquées, entraînant une faible productivité. Cela entraîne même une insatisfaction générale à l’égard des emplois, des taux de rotation élevés et des difficultés à retenir les employés les plus performants.

Sur le plan monétaire, les entreprises subissent d’énormes pertes s’élevant à plus de 50 milliards de dollars à cause du vol de temps, qui constitue la base de plus de 35 % des faillites. Cela vous amène à payer des employés pour des heures qu’ils n’ont jamais effectuées.

Pratiques clés pour prévenir le vol de temps des employés

Trois personnes travaillant sur un ordinateur dans un bureau.

1. Utilisez un logiciel d’horloge

L’utilisation d’un logiciel de pointage dans votre organisation contribue à une gestion efficace des présences et du temps des employés. Cela peut contribuer à accroître la précision de la paie et à amener la productivité dans les normes de qualité. Passons en revue quelques fonctionnalités de l’horloge :

  • La reconnaissance faciale: Il s’agit d’une pointeuse biométrique et d’un outil avancé pour suivre les temps des employés qui utilisent le visage de l’employé pour s’enregistrer ou partir.
  • Code-barres, RFID et QR code: La pièce d’identité d’un employé est imprimée sur une carte de badge codée soit sous la forme d’un code-barres, soit d’un code QR pour s’authentifier avec un scanner externe ou avec un scanner connecté via un ordinateur.
  • GPS et Google Maps: Ils vous aident à suivre la géolocalisation d’un employé et peuvent même voir l’horloge d’entrée ou de sortie via Google Maps.
  • Suivi des travaux: Les heures de travail de l’employé à chaque emploi peuvent être retracées.
  • Timbre photo de la caméra Web: Cela permet de prendre une photo d’un employé et de la conserver pour évaluation par le manager.
  • Changement et horaire: Il vous permet de vérifier qui part plus tôt ou plus tard que la période approuvée.

Pour sélectionner le bon logiciel de pointage, évaluez pourquoi votre entreprise en a besoin. Par exemple, si vous souhaitez le développer pour la responsabilité, optez pour un logiciel qui effectue les identifications avec précision à l’aide de fonctionnalités biométriques. Pensez également à leurs composants. Par exemple, le cumul automatisé des jours de congés payés ou la possibilité de déposer des demandes d’heures manquées et d’absences pendant les quarts de travail.

Les fonctionnalités de reporting doivent disposer d’un large éventail d’options qui vous permettront d’analyser les données. Comprendre les données est crucial pour un suivi précis du temps. L’interface est très vitale. Il doit être convivial et facile à apprendre et à naviguer, tandis que son processus d’installation doit être transparent.

2. Renforcez le moral des employés, soyez flexible et compréhensif

Le vol de temps est une manifestation apparente d’une mauvaise performance et d’un mauvais moral. Cependant, en créant un esprit d’entreprise élevé, ce problème peut être considérablement réduit. Considérer:

  • Former vos collaborateurs au développement professionnel.
  • A l’écoute de leurs problèmes.
  • Favoriser de véritables pauses.
  • Rationalisation du travail en fonction des compétences.
  • Donner aux salariés plus de congés payés.
  • Soyez transparent et ouvert sur les communications.
  • Payez des salaires équitables.
  • Écoutez activement les commentaires des employés.
  • Des incitations pour votre personnel, telles que des primes.
  • Reconnaissez et récompensez vos employés.
Un groupe de personnes se donnant des high fives dans un bureau.

80 % des travailleurs préfèrent les emplois avec des horaires flexibles. Ça peut:

  • Réduisez l’épuisement professionnel.
  • Réduire le stress.
  • Réduire le turnover.
  • Maintenir une culture de travail saine.
  • Augmente le moral et la motivation.

Si vos employés travaillent à distance, des horaires flexibles contribueraient à éviter le vol de temps. Ils peuvent prendre une petite pause dans leur travail pour s’occuper de leurs enfants ou même terminer certaines tâches tout en ayant effectué les heures quotidiennes requises.

3. Organisez des réunions régulières et enregistrez-vous régulièrement

Organiser des réunions à intervalles réguliers avec les employés peut aider à lutter contre le vol de temps sans blâmer personne. Il est important de vérifier la température avec vos employés afin de comprendre ce qu’ils ressentent et même leur intention de voler du temps – épuisement professionnel, stress financier, etc. De la part de ceux qui travaillent à distance, le check-in réduira la solitude et l’isolement. .

4. Établir des politiques claires en matière de temps et de présence

Vous pouvez réduire le vol de temps en incluant des politiques claires en matière de chronométrage. Vos politiques de temps et de présence doivent comprendre :

  • Temps pour une pause.
  • Règles relatives aux heures supplémentaires.
  • Modalités de travail flexibles.
  • Utilisation d’Internet ou de la technologie.
  • Procédures de chronométrage pour le pointage d’arrivée et de départ.
  • Si socialiser pendant les heures de travail est acceptable.
  • Le vol de temps et ses conséquences.
  • Méthodes de suivi des présences et du temps que vous comptez utiliser.
  • Impact du vol de temps sur les employés et sur l’entreprise.
  • Conséquences des violations, qui devraient inclure les répercussions du vol de temps, telles que des avertissements, des licenciements ou des mesures disciplinaires.

Note de fin

Meilleures pratiques pour prévenir le vol de temps des employés : note de fin.

Le vol de temps ne peut être correctement résolu que lorsque la vigilance et l’empathie se combinent comme deux aspects d’un équilibre délicat. Outre les pertes financières impliquées, le vol de temps se répercute sur le moral des employés et sur la culture organisationnelle globale.

En conclusion, établir des règles claires sur la gestion du temps dans les entreprises utilisant la technologie et donner la priorité au bien-être des employés sont des mesures essentielles pour garantir une réduction des implications négatives liées au vol de temps. À long terme, cependant, il s’agit d’un aspect proactif qui valorise les pratiques équitables tout en s’attaquant aux causes profondes en créant des ressources humaines plus fortes et plus efficaces pour protéger les entreprises du « vol de temps », un tueur silencieux.

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