De nos jours, nous n’avons souvent plus besoin de signer les documents à la main. Cela rend les choses beaucoup plus faciles lorsqu’il s’agit de leur forme numérique, par ex. Fichiers PDF. Fait intéressant, vous n’avez pas besoin de tablette graphique ou d’autres lecteurs d’empreintes digitales. Découvrez comment procéder à l’aide d’un profil de confiance.
Comment signer un document avec un profil de confiance ? Instructions étape par étape
Signer un document ne nécessite pas toujours une imprimante, un stylo et un scanner. Si vous disposez d’un profil de confiance, vous pouvez le faire en ligne, en utilisant le service gratuit créé pour nous par l’État. L’ensemble de la procédure prend généralement quelques minutes. Il convient toutefois de rappeler que cette forme de signature ne remplace pas dans tous les cas une signature manuscrite. Nous vous expliquons quand vous pouvez l’utiliser et comment signer correctement un document.
Qu’est-ce qu’une signature de confiance et à quoi sert-elle ?
Le profil de confiance vous permet de confirmer votre identité en ligne, par ex. lors de la connexion aux services de l’administration publique. Elle peut également être utilisée pour créer une signature électronique (une telle signature est appelée signature de confiance).
Grâce à lui, vous pouvez signer, par exemple, une demande, une déclaration, une demande ou autre lettre adressée au bureau. Vous n’avez pas besoin d’imprimer le document, de le signer manuellement puis de le numériser. Préparez simplement le fichier sur votre ordinateur ou votre téléphone et utilisez le service Internet approprié.
Il est important de noter que la signature de confiance est gratuite. Il n’est pas nécessaire d’acheter un logiciel supplémentaire ou un appareil spécial. Tout ce dont vous avez besoin est un profil de confiance actif et la possibilité de confirmer votre identité.
Que préparer avant de signer le document ?
Tout d’abord, vous avez besoin d’un document enregistré sur votre ordinateur ou votre téléphone. Fait intéressant, il n’est pas nécessaire qu’il s’agisse d’un PDF. Le site officiel du service mentionne plus de 50 formats différents. Il peut également s’agir d’un document Word (par exemple DOC ou DOCX), d’une feuille Excel (XLS ou XLSX), d’une présentation PowerPoint (par exemple PPT ou PPTX), d’une photo (par exemple JPG ou PNG) et de nombreux autres formats, notamment des fichiers audio, vidéo et des archives ZIP.
Vous pouvez signer un maximum de cinq fichiers à la fois, dont la taille totale ne dépasse pas 25 Mo. Un seul fichier ne peut pas non plus dépasser 25 Mo.
Vous avez également besoin d’un profil de confiance valide. Si votre profil de confiance est lié à la banque en ligne, vous pouvez confirmer votre identité via la banque. Selon la manière dont vous vous connectez, le système peut vous demander une confirmation supplémentaire, par ex. avec un code SMS ou dans l’application bancaire.
Si vous n’avez pas encore de profil de confiance, vous pouvez le faire sur le site officiel (le service est bien entendu gratuit).
Nous signons le document avec un profil de confiance
Pour signer un document avec un profil de confiance, vous pouvez utiliser un outil gratuit disponible depuis votre navigateur. Vous pouvez l’utiliser aussi bien sur votre ordinateur que sur votre téléphone. Si nous avons le choix, je recommanderais un écran plus grand. Il sera plus facile de consulter le document et de vérifier toutes les informations.
- Ouvrir la page des services – allez sur le site signature.gov.pl/podpisz-dokument-elektroniczne.
- Ajouter un document – cliquez sur « Ajouter un fichier » puis recherchez le document que vous souhaitez signer sur votre ordinateur ou téléphone. Vous pouvez également faire glisser le fichier vers le champ approprié de la page.
- Passez – après avoir ajouté le document, sélectionnez « Suivant ». Sur l’écran suivant, vérifiez que le bon fichier est sélectionné. Vous pouvez également modifier le format et le type de signature. Si les options « XAdES Surrounded » et « XAdES Surrounding » apparaissent, elles déterminent la manière dont le document est lié à la signature électronique. Dans le premier cas, la signature est placée à l’intérieur du document XML, et dans le second, le document et la signature sont placés dans un nouveau fichier XML. Sauf si vous avez des exigences spécifiques concernant le format de signature, laissez-le par défaut.
- Commencez à signer – cliquez sur « Signer ». Le site Web affichera les méthodes de signature électronique disponibles. Sélectionnez une signature de confiance, sauf si vous souhaitez utiliser l’application mObywatel, l’E-ID ou le certificat qualifié.
- Confirmez votre identité – connectez-vous au profil de confiance, par ex. via votre banque ou en utilisant votre login et mot de passe. Suivez ensuite les instructions à l’écran pour valider votre signature.
- Téléchargez le document signé – une fois l’opération réussie, vous verrez une liste des fichiers signés. Sélectionnez « Télécharger les documents signés » et enregistrez-les sur votre appareil.
Et c’est à peu près tout. Le document a été signé électroniquement et vous pouvez le transmettre au destinataire. Enfin, il convient de s’assurer que nous envoyons le fichier téléchargé et signé et non sa version antérieure non signée.
Cet étrange fichier XML est-il mon document signé ?
Oui! Si, après avoir signé un document avec un profil de confiance, vous recevez un fichier avec l’extension XML au lieu d’un fichier PDF ou Word, cela ne signifie aucune erreur. Un tel fichier peut contenir à la fois le contenu de votre document et des informations sur la signature électronique. Ne soyez donc pas surpris si après l’avoir ouvert vous voyez une chaîne de caractères incompréhensible. C’est le fichier XML qu’il faut transmettre au destinatairecar il contient un document signé. Si vous souhaitez revoir son contenu dans son format original, retournez à la page où nous avons signé le document. Ajoutez-y le fichier, et dans la section « Fichiers ajoutés », il y aura des informations indiquant qu’il contient des signatures, ainsi qu’une icône avec une flèche vous permettant de télécharger le document en tant que fichier source. Attention cependant, le document ainsi téléchargé ne remplace pas le fichier contenant la signature.
Le document signé va-t-il automatiquement au bureau ?
Enfin, encore une chose importante. Même si d’autres outils gouvernementaux liés aux services publics nous redirigent souvent vers la page de signature des documents, on ne peut pas toujours compter sur l’automatisation de l’ensemble du processus. Ce que je veux dire, c’est que signer un document ne signifie pas nécessairement l’envoyer. Le plus souvent, nous le faisons lors d’une étape distincte, en revenant à l’outil avec lequel nous avons lancé une procédure officielle.
La méthode de transfert du fichier signé dépend du type de dossier. Parfois, le document doit être joint à un formulaire disponible dans un service officiel, et dans d’autres cas, il doit être envoyé via un système de correspondance électronique approprié. Je ne veux pas entrer ici dans les détails, car cela couvre un large éventail de solutions, mais il convient de garder à l’esprit que quelque part en cours de route, il y a la confirmation que le document n’est pas seulement parvenu à notre smartphone ou à notre ordinateur, mais aussi là où il nous a été demandé.
Quels documents peuvent être signés avec un profil de confiance ?
Le profil de confiance est principalement utilisé pour confirmer l’identité et signer des documents lors de contacts avec l’administration publique. Il peut être utilisé pour signer des documents préparés dans le cadre de services électroniques, par exemple des requêtes, des requêtes, des recours et des plaintes.
Il y a encore une chose que je dois mentionner ici : il s’agit d’une signature électronique qualifiée. C’est quelque chose de différent d’une signature de confiance. Une signature électronique qualifiée est juridiquement équivalente à une signature manuscrite. Cela signifie qu’il peut également être utilisé lorsque les réglementations exigent une forme écrite. Une signature fiable ne répond généralement pas à cette exigence.
Cela ne signifie toutefois pas que les documents privés ne peuvent pas être signés avec une signature de confiance. Vous pouvez – le service gouvernemental vous permet techniquement également de signer un tel fichier. Cependant, la question de savoir si une signature sera suffisante d’un point de vue juridique dépend du document spécifique. Dans les services officiels, la situation est généralement plus simple : si une procédure donnée permet l’utilisation d’une signature numérique, l’option appropriée apparaîtra dans le formulaire ou sur le site Internet du service. Dans le cas de documents privés, vous devez vérifier le règlement et les conditions.
